Die Wilhelm Dietz GmbH befasst sich seit 1956 mit der Herstellung von Spezialschmierstoffen für die metallver- und -bearbeitende Industrie. Durch die Unternehmensprodukte erzielen Anwender beispielsweise im Automobilbau oder in der Rohrindustrie eine höhere Produktivität sowie durch moderne Rezepturen höchste Oberflächengüten und hervorragenden Korrosionsschutz.
Im Bestreben, die eigenen Geschäftsprozesse ebenfalls produktiver zu gestalten und damit die Wettbewerbsfähigkeit zu erhöhen, hat sich das Unternehmen für die durchgängige Implementierung einer Dokumentenmanagement-Lösung entschieden.
"Die "Initialzündung", die letztlich unser Interesse an einem elektronischen Dokumentenmanagement-System auslöste, kam aus unserer Entwicklungsabteilung", erläutert Rainer Blick, IT-Beauftragter der Wilhelm Dietz GmbH.
Verbesserte Arbeitsproduktivität
Ausschlaggebend war nicht - wie in vielen Fällen - ein unternehmensweit über alle Maßen wachsendes Papiervolumen, sondern vielmehr der Wunsch der Produktentwickler, im Rahmen ihrer Labortätigkeit bei Bedarf schnell auf einschlägige Fachdokumente zugreifen zu können.
"Zurückliegende Analysen, Rohstoffdatenblätter, aber auch gesetzliche Verordnungen wie beispielsweise Dokumentationen rund um die EU-Chemikalienverordnung REACH (Registration, Evaluation, Authorisation and Restriction of Chemicals) auf Knopfdruck verfügbar zu haben, statt verstreute Ablagen zu durchsuchen, sollte die Arbeitseffizienz der hochqualifizierten Chemiker deutlich erhöhen", beschreibt Rainer Blick die Ausgangssituation.
Je intensiver sich die Unternehmensverantwortlichen der Wilhelm Dietz GmbH mit der Thematik der digitalen Dokumentenverarbeitung beschäftigten, desto offensichtlicher zeigten sich potenzielle Nutzenvorteile auch für andere Unternehmensbereiche wie die Verwaltung und den Vertrieb. „Am Ende unserer Überlegungen setzten wir uns das Ziel, ein ganzheitliches System für die Dokumentenverarbeitung zu implementieren“, erklärt Rainer Blick.
Im Rahmen einer unternehmensweit durchgängigen DMS-Implementierung sollte eine zentrale Kontaktdatenbank zur besseren Kundenbeziehungspflege ebenso realisiert werden wie die digitale Archivierung von geschäftsrelevanter Brief- und Mail-Korrespondenz sowie von klassischen Belegen wie Aufträgen, Rechnungen, etc.
Für die Bedürfnisse von KMUs
Die Suche nach einer für die Dietz-Anforderungen maßgeschneiderten - sprich gleichermaßen funktionalen, bezahlbaren wie investitionssicheren - DMS-Lösung, erwies sich trotz breitem Angebot am Markt als schwieriger als erwartet. "Entweder die Lösungen hatten funktionale Mankos, oder sie waren für unser kleines aber hochspezialisiertes Unternehmen mit gerade einmal 40 Mitarbeitern zwei Nummern zu groß und lagen außerhalb unseres Budgets", fasst Rainer Blick seine Erfahrungen zusammen.
Überzeugt hat den IT-Beauftragten das REGISAFE economie-Konzept der Firma HELD, das mit seinem hohen Maß an Flexibilität speziell auf die Belange kleiner und mittelgroßer Unternehmen zugeschnitten ist. Modular aufgebaut, ermöglicht REGISAFE dem Anwender eine für seine ganz spezifischen Anforderungen adäquate Lösung zu konzipieren. Gleichzeitig verfügt der Anwender über enormen Freiraum, die implementierte Lösung sukzessive auszubauen, beziehungsweise an sich im Laufe der Zeit ändernde geschäftliche Rahmenbedingungen anzupassen.
Sanfte Migration
Nach dreitägiger Installation durch die Firma HELD erfolgte die eigentliche Inbetriebnahme in Form einer sanften Migration. "Ein harter Schnitt, wobei am Tag x ein Schalter umgelegt wird und dann die gesamte Dokumentenverarbeitung elektronisch passiert, kam für uns nicht in Frage“, betont Rainer Blick und erläutert: „Zum einen war es uns wichtig, die zukünftigen elektronischen Geschäftsprozesse vor einem Wechsel ausführlich im Hinblick auf ihre Praxistauglichkeit zu testen. Zum anderen galt es, den von der Umstellung betroffenen Mitarbeitern Gelegenheit zu geben, sich an die neuen Gegebenheiten zu gewöhnen beziehungsweise sich mit Ideen und Vorschlägen einzubringen. Das Anpassen der Ablagestrukturen und der geänderten Arbeitsprozesse ist ein nicht zu unterschätzender aber nötiger Aufwand, um nicht Gefahr zu laufen, im Nachhinein noch mal komplexe Änderungen vornehmen zu müssen".
Im Mittelpunkt der Umstellung zu REGISAFE economie stand dabei die Kopplung an eine wichtige Schlüsselapplikation, dem ERP-System. Mit dem ERP-Programmpaket DIBAC verfügt die Wilhelm Dietz GmbH über eine Software, die speziell für Anwender aus der Chemieindustrie entwickelt wurde.
Hohes Integrationsniveau
Der Datenaustausch zwischen ERP und DMS-System erfolgt über die standardisierte Datenbankschnittstelle Open Database Connectivity (ODBC). Ein entsprechendes Software-Modul wurde von HELD entwickelt und implementiert. Der Datenabgleich erfolgt in automatisierten, nächtlichen Batch-Läufen nur in Richtung des DMS-Systems. Auf diese Weise ist sicher gestellt, dass die im Rahmen der DMS-Installation konzipierten elektronischen Kundenordner stets auf dem neuesten Stand sind und das ERP-System immer die Hauptrolle spielt.
Während die Ablage von elektronisch erzeugten Dokumenten in das DMS-Archiv weitgehend automatisiert erfolgt, ermöglichen zwei neu angeschaffte Multifunktionsgeräte das Scannen papierbasierter Dokumente, beispielsweise in der Entwicklungsabteilung. Mitarbeiter können hier in Eigenregie relevante Dokumente digitalisieren und im digitalen Archiv ablegen. Das Spektrum der erfassten Dokumente reicht hier von Produktbeschreibungen bis hin zu Sicherheitsdatenblättern.
Durch die Integration des E-Mail-Systems aus Microsoft Outlook in REGISAFE und damit dem bewussten Verzicht auf MS-Outlook können eingehende E-Mails zentral im DMS-System empfangen, protokolliert und an die jeweiligen Mitarbeiter verteilt werden. Empfangene wie versendete E-Mails lassen sich per Mausklick in der betreffenden elektronischen Akte ablegen. Und mit den umfangreichen Suchmöglichkeiten ist die gewünschte Mail samt Anhang auf Anhieb auffindbar. Allerdings verschweigt Rainer Blick nicht, dass Anwender sich beim Umstieg von Outlook sehr schwer tun und hinsichtlich des Komforts das integrierte Mailsystem durchaus noch Entwicklungspotenzial hat.
Nach einjährigem produktivem DMS-Betrieb zieht Rainer Blick ein positives Resümee, rät DMS-Interessenten jedoch zu intensiven Vorabanalysen und - darauf aufbauend - zu einer detaillierten, stufenweisen Projektplanung. "Die Tatsache, dass wir hinsichtlich einer DMS-Einführung ohne Zeitdruck vorgegangen sind, ist uns zugute gekommen", so Blick. Erfahrungen, die er in geplante Erweiterungsprojekte wie der Implementierung eines elektronischen Fax-Servers einfließen lassen wird. "Da der Bestelleingang in unserer Branche häufig noch über Fax erfolgt, bietet die Einbindung dieses Mediums in die digitale Dokumentenverarbeitung für uns durchaus Möglichkeiten, die Archivierung zu erleichtern und zu optimieren", erklärt Rainer Blick.