KeyVis_Animation_schmal.gif
Interview

Einführung eines Dokumenten-Management-Systems

 

Ablagestrukturen, Akten und Prozesse  

 

Die Praxis zeigt, dass in den meisten Unternehmen trotz elektronischem Dokumenten-Management weiterhin auch noch mit Papier-Dokumenten gearbeitet wird. Bei der Einführung eines DMS wird dieser Umstand in der Regel jedoch nicht immer berücksichtigt. Zu Unrecht, meint Marcus Hüttmann, Geschäftsführer des Büroorganisationsspezialisten Hans Held GmbH Büroorganisation. Ziel sollte das optimale Zusammenspiel von elektronischer und papierbasierter Dokumentenorganisation sein. Was dabei zu beachten ist und wie die Abläufe sich ändern können, ist Thema des BIT-Interviews.  

 

BIT: Herr Hüttmann, werden mit der Einführung eines DMS in einem Unternehmen die Papierakten komplett abgeschafft?  

Marcus Hüttmann: So pauschal kann man das nicht sagen. Es hängt immer von der jeweiligen Situation beim Kunden ab. Vereinzelt haben wir durchaus Projekte, bei denen seit deren Umsetzung keinerlei Papierakten mehr geführt werden. Die weitaus größere Zahl der Projekte hatte jedoch nicht das Ziel, die Papierakten abzuschaffen. Die größten Synergieeffekte erzielen wir aus der ganzheitlichen Betrachtung des Themas, also von der klassischen Welt der Papierablage bis hin zur Elektronik. Ziel ist es, jede Information, egal in welcher Form diese vorliegt, schnell und einfach zur Verfügung zu stellen. Wir analysieren die Situation und erarbeiten ein neues Arbeitsszenario, wobei wir die Mitarbeiter bereits in einer frühen Phase mit einbeziehen.  

 

BIT: Das effiziente Zusammenspiel von Papier-Akte und elektronischen Prozessen ist Ihnen wichtig. Wie sieht das in der Praxis aus? Worauf kommt es dabei an?  

Hüttmann: Ziel ist es, dass die Mitarbeiter so schnell wie möglich an die für sie relevanten Informationen kommen und einen vollständigen kontextbezogenen Überblick erhalten. In der Praxis bedeutet dies in vielen Fällen, dass eine Akte nur dann vollständig ist, wenn man den elektronischen Teil mit dem Papierteil zusammenführt. Klassische Beispiele dafür sind Personalakten oder Kfz-Akten.

 

BIT: Ihr Unternehmen hat Erfahrungen mit der Ablauforganisation in kommunalen Verwaltungen. Wie nutzt Ihnen diese Expertise bei mittelständischen Anwender-Unternehmen?  

Hüttmann: Die datenschutzrechtlichen Vorgaben aus der öffentlichen Verwaltung sind sehr komplex, aber genau das ist der Vorteil, den wir uns zu Nutzen machen. Die langjährige Erfahrung in diesem Bereich ermöglicht es uns, dem Mittelstand eine adäquate Lösung auf die dort anzutreffenden Aufgabenstellungen anzubieten.  

 

BIT: Das von HELD entwickelte DMS REGISAFE wurde zunächst in öffentlichen Verwaltungen eingesetzt. Jetzt gibt es mit REGISAFE economie eine Version für mittelständische Unternehmen. Wodurch unterscheiden sich die beiden Systeme?  

Hüttmann: Aus Büroorganisations-Projekten haben wir bereits zahlreiche mittelständische Kunden. Deren Anforderungen an ein effizientes elektronisches Dokumenten-Management sind in REGISAFE economie eingeflossen. Das fängt bereits beim Sprachgebrauch an, wo wir z.B. den Begriff  „Schriftgut“ durch „Dokumente“ oder „Aktenplan“ durch „Findex“ ersetzt haben. Insbesondere wurden die Workflows den Erfordernissen privatwirtschaftlicher Unternehmen angepasst. Großen Wert legen wir bei REGISAFE economie auch auf das Kunden-Management. Dazu haben wir das System mit einer anspruchsvollen CRM-Lösung ausgestattet.  

 

BIT: Was sind die Kernelemente von REGISAFE economie?  

Hüttmann: Wir decken mit REGISAFE economie alle Anforderungen eines modernen State-of-the-Art-Dokumenten-Management-Systems ab, wie Scannen, Viewer, E-Mail-Integration, Check-out/Check-in, Versionskontrolle. Individuelle Spezialanforderungen können wir mit entsprechenden optionalen Modulen abwickeln. Mit unserem Basispaket können Unternehmen Dokumente, Akten und einen Findex anlegen. Das System verfügt in der Grundausstattung über umfangreiche Suchfunktionalitäten wie Schnellsuche oder Volltextsuche  

 

BIT: Großen Wert legen Sie dabei auf die elektronischen Aktenpläne. Was ist darunter zu verstehen und wie funktioniert ein Aktenplan?  

Hüttmann: Im Grunde ist ein Findex bzw. ein Aktenplan ein personen- und abteilungsunabhängiges, sachbezogenes Unternehmensgedächtnis. Der Begriff „Findex“, stammt aus den Wörtern Finden und Index und wird als Synonym für den Begriff „Aktenplan“ verwendet. Hier werden sämtliche Sachthemen hierarchisch und in einer für die Firma einheitlichen Sprache dargestellt. Das hat den Vorteil, dass alle Beteiligten die Informationen, die sie produzieren oder suchen, immer an derselben Stelle vorfinden bzw. dort ablegen. Dies gilt sowohl für die elektronische wie auch für die Papierwelt. Das ist gerade dann interessant, wenn es darum geht, in Vertretungsfällen oder bei Fluktuation möglichst wenig Produktivitätsverlust zu haben. Jeder Mitarbeiter findet über die hierarchische Darstellung sofort die notwendige Information, auch ohne zu wissen, dass diese überhaupt existiert.  

 

BIT: Aktenpläne basieren auf dem Prinzip von gut strukturierten Ablagen und Ablageplänen, die in öffentlichen Verwaltungen zumeist perfekt vorliegen. Was geschieht, wenn Sie bei mittelständischen Unternehmen keinen sauber definierten „Findex“ vorfinden?  

Hüttmann: Durch die unterschiedlichsten Projekte in den unterschiedlichsten Firmen konnten wir hier sehr viel Erfahrung sammeln, die wir in die individuellen Projekte mit einbringen. Für eine sachbezogene Gliederung gibt es meist schon verwendbare Rahmendaten wie zum Beispiel Organigramme oder Aufgabenverteilungspläne, die wir als Grundlage hernehmen um ein Grundgerüst zu bauen. Weiter werden Mitarbeiter beim Kunden in das Projekt mit einbezogen. Diese werden strukturiert interviewt und die Ergebnisse in den Findex eingebaut. Branchenübergreifende Findex bzw. Aktenpläne wurden von uns bereits erarbeitet und können vom Kunden zunächst gesichtet werden um zu entscheiden, ob diese als Grundlage dienen können. Insgesamt lässt sich der zu betreibende Aufwand hiermit auf ein Minimum reduzieren.  

 

BIT: Für welche Bereiche stehen vorgefertigte Aktenpläne zur Verfügung?  
Hüttmann: Z.B. für produzierende Unternehmen, Dienstleistungsunternehmen, Wohnbaugesellschaften, IT-Unternehmen, für den Handel, Kirchen, Krankenhäuser, Kommunalverwaltungen aller Bundesländer,  Landesbehörden, Staatliche Behörden oder auch QM-zertifizierte Unternehmen.  

 

BIT: Ein Grund, warum Unternehmen mit der Einführung von DMS zögern, ist die Komplexität der Systeme.  

Hüttmann: Mit der richtigen Einführungsstrategie ist die Komplexität oder der Funktionsumfang des DMS kein Problem. Wir gehen ausdrücklich bei der Beratung und Planung auf die speziellen Erfordernisse des Unternehmens ein. REGISAFE ist darüber hinaus modular aufgebaut und kann schrittweise z. B. in einzelnen Abteilungen eingeführt werden. Dieses Zusammenspiel von Modularität der Software und Vorgehensweise bei der Einführung ermöglicht es uns, in hohem Maße flexibel auf die Gegebenheiten beim Kunden einzugehen.  

 

BIT: Aber dennoch fällt manchmal den Mitarbeitern die Umstellung auf elektronisches Dokumenten-Management schwer.  

Hüttmann: Ein wesentlicher Schlüssel zum Erfolg eines Projektes ist die Mitarbeiterschulung. Wir gehen gezielt auf die Mitarbeiter mit ihren individuell unterschiedlichen Problemstellungen ein, und zeigen an konkreten Praxisfällen, wie die elektronische Dokumentenorgansiation funktioniert und welche Schritte der Mitarbeiter bei den einzelnen Aufgabenstellungen vollziehen muss. Diese können sich je nach Abteilung und Anforderung deutlich unterscheiden, schließlich hat ein Geschäftsführer oder Abteilungsleiter andere Aufgaben und Bedürfnisse als eine Sekretärin oder ein Sachbearbeiter. In unserer HELD-AKADEMIE gehen wir auf die jeweilige Bedarfssituation ein. Hier sind Mitarbeiter tätig, die neben der Schulungskompetenz auch mehrere Jahre Erfahrung im Projektgeschäft haben.   Und selbstverständlich haben wir auch bei der Softwareentwicklung großen Wert auf die intuitive Bedienbarkeit gelegt. Erfahrungen und Wünsche von unseren mehr als 2.000 Kunden und unsere über 18-jährige Erfahrung in der Dokumentenorgansiation wurden dabei berücksichtigt.  

 

BIT: Lassen Sie uns nochmal über die Dokumenten- und Informationssuche sprechen. Kontextbezogene Suche ist bei Vorgängen enorm wichtig. Wie ist REGISAFE hier ausgestattet?  

Hüttmann: Unsere Kunden schätzen die REGISAFE Schnellsuche die es ermöglicht, innerhalb von wenigen Klicks sämtliche Informationszusammenhänge darzustellen. Suche ich z. B. als Sachbearbeiter nach einem Schriftstück das ich erstellt habe, bekomme ich die Treffer dargestellt. Mit einem weiteren Klick wird die dazugehörige Akte angezeigt. Auch die verwandten Akten können aufgerufen werden. Als Abteilungsleiter z.B. habe ich nicht unbedingt Kenntnis von einzelnen Schriftstücken, also werde ich hier eher nach Akten suchen die ebenfalls in einer übersichtlichen Liste dargestellt werden. Auch Querverbindungen zu ähnlich gelagerten Fällen sind möglich. Die in die Suche integrierten Synonyme und die assoziativen Zusammenhänge gewährleisten dabei einen vollständigen Überblick.  

 

BIT: Ein großer Teil der eingehenden unstrukturierten Dokumente stammt aus dem E-Mail-System. Was bedeutet für Sie E-Mail-Management?  

Hüttmann: E-Mail Management ist für uns selbstverständlich und schon seit mehr als zehn Jahren Bestandteil unserer Lösung. Schon von Anfang an wurden bei uns E-Mails den Akten zugeordnet und ermöglichen es somit jederzeit, einen vollständigen Überblick über einen Vorgang zu haben. Damit entsprechen wir auch den Anforderungen der GDPdU. Der Kunde hat dabei die Möglichkeit, entweder eines der gängigen E-Mail-Systeme zu integrieren, oder auf die REGISAFE-eigene E-Mail-Funktionalität zuzugreifen.  

 

BIT: Mittlerweile ist eine Workflow-Funktionalität State-of-the-Art bei Dokumenten-Management-Systemen. Wie unterstützt REGISAFE die Arbeitsabläufe?  

Hüttmann: Wir haben die Workflow-Engine selbst entwickelt, dabei sind die langjährigen Erfahrungen, die wir aus den Abläufen in mittelständischen Unternehmen sehr gut kennen, eingeflossen. Es können jederzeit Akten oder Dokumente oder jede andere Information in diesen Workflow-Prozess einbezogen bzw. daran aufgehängt werden. Die einfache Handhabbarkeit macht es möglich, jederzeit schnell und einfach einen Workflow neu zu definieren oder zu ändern. Beliebige Arbeitsabläufe können grafisch vorgegeben und nach Bedarf verändert werden.  

 

BIT: Dokumenten-Mangement-Systeme müssen heute zahlreiche sogenannte Compliance-Anforderungen erfüllen. Wie ist REGISAFE darauf vorbereitet?  

Hüttmann: Datenhaltung und Ablagestruktur entsprechen den gesetzlichen Anforderungen zur Umsetzung von Compliance-Regularien bzw. -Projekten. Dies können z. B. Projekte nach den Regularien von GDPdU, GOBS oder EuroSOX sein. Darüber hinaus unterstützen wir unsere Kunden zusätzlich mit entsprechenden Beratern die eine zur Umsetzung benötigte Verfahrensdokumentation erstellen können.  

 

BIT: Welches Dokumentenvolumen kann mit REGISAFE verarbeitet werden und wo liegen die Leistungsgrenzen bei hohen Dokumentenvolumina?  

Hüttmann: Unser Focus liegt zunächst auf Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen bis zu 100 Benutzern. Unternehmen mit bis zu 1.500 Benutzern zählen aber ebenso zu unserer Klientel. Aus unseren Erfahrungen heraus bewegt sich bei diesen Größenordnungen das Dokumentvolumen bis zu 100.000.000 Objekte, wie Dokumente, Akten, Mails etc. Auf dieses Maximal-Volumen ist REGISAFE ausgelegt.  

 

BIT: Sie betonen auch, die Büroorganistion ganzheitlich zu betrachten. Was bedeutet dies in der Praxis?  

Hüttmann: Viele Prozesse sind wie bereits erwähnt nicht vollelektronisch oder gar automatisiert sondern hybride, also nur dann vollständig, wenn die physische Ablageorgansiation mit einbezogen ist. Die Prozess-Schritte im Rahmen der herkömmlichen papierbasierten Dokumentenorganisation müssen deshalb ebenfalls untersucht werden und mit den digitalen Vorgängen synchronisiert werden. Es macht einfach keinen Sinn, Papierakten nach einem anderen Schema zu bearbeiten und abzulegen als die elektronischen Akten. Wir achten auf professionelle und geeignete Ablagesysteme. Dafür kombinieren wir unsere Softwaresysteme mit unseren Leistungen aus den Bereichen Planung & Beratung, Ordnung & Archiv zur bestmöglichen Lösung für unsere Kunden.  

 

BIT: Vielen Dank für das Gespräch, Herr Hüttmann.  

 

...zurück zum Seitenanfang

Auf einen Klick
Telefon.jpg Tel. 0711 / 4 58 82-0
email.jpg E-Mail
beratung.jpg Beratung
Niederlassung.jpg Niederlassung
© Hans Held GmbH Büroorganisation 2009 | Impressum | Kontakt | Datenschutz | AGB