Strukturierte Aktenablage

Der DMS-Experte HELD befasst sich seit über 5 Jahrzehnten auch mit der Erstellung von Aktenplänen. Unsere Kompetenz und Erfahrung zeigt sich an vielen Aktenplänen, die wir für staatliche und kommunale Stellen initiiert und maßgeblich umgesetzt haben  – unter anderem in den Ländern Hessen, Sachsen, Rheinland-Pfalz, Nordrhein-Westfalen, Schleswig-Holstein und Baden-Württemberg.

Für die Konzeption und Ausarbeitung eines Aktenplans bietet HELD eine eigenständige Software-Lösung, die AKTENPLAN-CD. Damit erhalten nicht nur Behörden, sondern auch kleine und mittelständische Unternehmen ein modernes Instrument für eine effiziente Aktenverwaltung.

Die Software bringt zahlreiche Vorteile gegenüber herkömmlichen Papier-Aktenplänen. Dazu gehören: 

• Die Suche nach unbekannten Aktenzeichen ist selbst für EDV-ungeübte Anwender in einem Bruchteil der bisherigen Zeit möglich
• Der Aktenplan kann einfach an die örtlichen und individuellen Anforderungen angepasst werden
• Aktenplanänderungen stehen sofort allen beteiligten Anwendern zur Verfügung 
• Deutliche Kosten- und Zeitvorteile 
• Ein unberechtigtes Ändern des Aktenplans wird durch eine Rechteverwaltung ausgeschlossen 
• Schnelles Finden durch komfortable Suchfunktion mit Phonetik und Synonymen 

Die AKTENPLAN-CD enthält neben den Aktenplan-Daten eine Standard-Version unserer DMS-Software REGISAFE public, die mit einer umfangreichen Auswahl an Zusatzmodulen für die unterschiedlichsten Dokumentenmanagement-Anforderungen genutzt werden kann. Die Standard-Version enthält Funktionen zur Pflege des Aktenplans, zum Anlegen von Teilakten und Vorgängen sowie zum Suchen von abgelegten Informationen. 

AKTENPLAN-CDs sind verfügbar für: 

• Baden-Württemberg
  (Städte & Gemeinden)
• Baden-Württemberg
  (Landratsämter & Kreisfreie Städte nach Verwaltungsreform 2005) 
• Bayern (Vierstelliger Rahmenplan) 
• Bayern (Neuer tiefer gegliederter Aktenplan mit 5. und 6. Stelle) 
• Hessen 
• Mecklenburg-Vorpommern 
• Niedersachsen 
• Nordrhein-Westfalen 
• Rheinland-Pfalz 
• Sachsen 
• Schleswig-Holstein 
• Thüringen 
• Evangelische Landeskirche Württemberg 
• Krankenhäuser (Version HELD)

Unsere Expertise im Bereich Aktenplan-Erstellung umfasst weit mehr als 50 Jahre. Die Aktenplan-Software-Lösung kann individuell für die unterschiedlichsten Branchen erstellt werden. Unser Fachwissen basiert auf zahlreichen Projekten in den unterschiedlichsten Bereichen, u.a. in Kirchen, Stadtwerken, IT-Unternehmen, Dienstleistungsunternehmen oder im produzierenden Gewerbe.

Haben Sie Fragen zur AKTENPLAN-CD? Wir beraten Sie gerne.