Vorteile im Überblick:

• Verwaltung der Belegung/Reservierung von beliebig vielen Räumen und Objekten
• Einmalige, periodische oder freie definierbare Belegungszeiträume mit Berücksichtigung von Ferien- und Sperrzeiten
• Spezielle Funktionen für die Fortschreibung und Verwaltung von Dauerterminen wie 'Schulsport' etc.
• Übersichten und 'Stundenpläne' zur Terminüberwachung
• Automatische Warnfunktion wegen möglicher Doppelbelegung
• Automatische Information über Stand und Vorgang aller zuständigen Personen
• Gebührenrechnungen mit oder ohne Mehrwertsteuerangaben
• Nutzungsverträge und andere Vorgänge werden schnell und rationell erstellt

Die Arbeit mit KommunalPLUS Belegungsplan gestaltet sich rationell und flüssig, weil Masken und Arbeitsschritte des gesamten Belegungsmanagements pragmatisch strukturiert sind. Die unmittelbare Vorgangsbearbeitung, z.B. Nutzungsverträge, Checklisten, Bestätigungen und Übersichten lassen sich mit festen und variablen Arbeitsabläufen schnell und einfach erstellen.  

Diese Flexibilität erlaubt es einer Kommune, für alle bekannten Räume, Fahrzeuge oder beliebig andere Objekte je nach Belegungszweck unterschiedliche Abläufe und Vorlagen festzulegen.  

Belegungs- und Reservierungsdaten werden in einer Belegungsakte eingetragen und im Terminkalender von REGISAFE public übersichtlich und mit frei wählbaren Farben für das jeweilige Belegungsobjekt dargestellt. In Listenform oder in einem Stundenplanformat lassen sich diese Belegungen dann auch auf Papier ausdrucken.  

Mit dem detaillierten Reservierungsmanagement lassen sich einzelne Tage, monatlich, wöchentlich, jährlich oder über jeden anderen periodischen Zeitraum festlegen. Wenn gewünscht mit unterschiedlichen Erläuterungen für die Nutzung und unterschiedlichen Uhrzeiten auch innerhalb einer periodischen Festlegung. Dabei werden die Ferien und Feiertage gleich angezeigt oder bei einer Dauerbelegung automatisch berücksichtigt. Nicht mögliche Termine werden gleich herausgefiltert.

Ärgerliche Überschneidungen lassen sich mit KommunalPLUS Belegungsplan leicht vermeiden. Der zuständige Sachbearbeiter wird auf mögliche Zeitprobleme bereits bei der Erfassung aufmerksam gemacht. Weil aber in der Praxis mehrere Personen in eine Belegung/Nutzung mit eingebunden sind, werden sie alle automatisch informiert.  

Mehr noch: zu jedem Objekt lassen sich spezielle Funktionen einstellen. So erstellt man mit drei Klicks z.B. den Nutzungsvertrag für den Raum, weil er von einem Verein gebucht wird. Wird aber der gleiche Raum durch die Kommune selbst genutzt und somit kein Nutzungsvertrag benötigt, bleibt dieser Arbeitsschritt automatisch verborgen.  

Im Ergebnis ist KommunalPLUS Belegungsplan also mehr wie ein einfaches Kalenderprogramm in dem die Belegungen dargestellt werden. Es ist ein Fachverfahren mit allen wichtigen und erforderlichen Funktionen nach dem Motto 'Aus der Praxis – für die Praxis'.  

Hier gehts zum Download:

 Flyer KommunalPLUS Belegungsplan