Vorteile im Überblick:

• Jede Anfrage, ob schriftlich, mündlich oder telefonisch, wird sofort erfasst
• Priorisierung nach Dringlichkeit schon beim Eingang
• Die Priorität bestimmt die automatische Erinnerungsfunktion für den Sachbearbeiter
• Eingangsbestätigung und Weiterleitung per Mausklick oder automatisch
• Bei Fristüberschreitung startet elektronisches Mahnverfahren
• Durchgängige Dokumentation erleichtert Termintreue
• Schnellere Bearbeitung durch komplett elektronische Akten
• Abschlussinformation für den Bürger per Mausklick
• Statistische Auswertung aller Ideen und Beschwerden als Zusatzfunktion

Der Umgang mit KommunalPLUS Ideen- und Beschwerdemanagement ist denkbar unkompliziert, denn für den kompletten Ablauf des Verfahrens sind lediglich einige wenige Arbeitsschritte nötig und es werden auch nur wenige Daten gebraucht. Das ist gewollt und ganz im Sinne der Bürger und Sachbearbeiter: Nicht mehr, sondern weniger Verwaltungsaufwand soll es sein!  

Zunächst wird die Anfrage erfasst und als Vorgang angelegt, dann per Mausklick an den zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet. Dieser muss nicht immer im Rathaus sitzen. Es können auch andere öffentliche wie private Stellen für die Erledigung herangezogen werden.  

Die wichtigsten Informationen erhält der Bürger automatisch in der Eingangsbestätigung. Um schneller agieren zu können, läuft die gesamte Abwicklung möglichst auf elektronischem Weg per E-Mail oder Fax.  

Die Sicherheit, dass die Anregungen oder auch Beschwerden je nach Dringlichkeit zügig bearbeitet werden, gewährleistet KommunalPLUS Ideen- und Beschwerdemanagement dadurch, dass bei der Erfassung des Vorgangs gleichzeitig die Priorität festgelegt wird. Für den Sachbearbeiter heißt das, die für ihn wichtigen Termine und Fristen sind automatisch voreingestellt.  

Der aktuelle Bearbeitungszustand wird in einer zentralen Dialogbox festgehalten und in der Teilakte dokumentiert. Wenn sich die Bearbeitung zu sehr verzögert, erhält die zuständige Stelle eine Mahnung – auch das geschieht automatisiert oder einfach per Mausklick.  

Zwei, drei Klicks, wenn das Ergebnis der Bearbeitung vorliegt – und schon ist alles amtlich dokumentiert und der Bürger wird informiert. Wenig Bürokratie, viel Bürgernähe. Schneller, einfacher und besser geht es nicht.  

Hier gehts zum Download:

 Flyer KommunalPLUS Ideen- und Beschwerdemanagement