Überblick

REGISAFE in der neuen Version 4.1 steigert die Mobilität beim DMS-Einsatz. Als weiteres Highlight bietet die HELD Software für ganzheitliches Dokumenten- und Informationsmanagement zusätzliche Sicherheit bei der E-Mail-Archivierung. Neu sind auch der REGISAFE Web Client und die SAP-Integration. Zudem wurde REGISAFE um neue Fachverfahren wie Grundstücksverwaltung, Genehmigung, Ratsinformation und Fallmanagement sowie neue Schnittstellen ergänzt.

Neue Anwendungsmodule

REGISAFE Web für größere Mobilität

'REGISAFE Web' erlaubt den lesenden Zugriff auf REGISAFE-Daten sowie die Nutzung der Suchfunktionen über einen Web-Browser. Dabei nutzt das Modul eine integrierte Web-Server Software mit SSL-Verschlüsselung. Unterstützt werden gängige Web-Browser auf PC und Mac sowie Web-Browser auf mobilen Endgeräten wie Smartphones.  

'REGISAFE Web' ist eine ideale Ergänzung zum bestehenden Modul 'Mobil', das die Arbeit mit REGISAFE sowohl online im Netzwerk als auch offline ermöglicht. Von unterwegs lassen sich somit bequem Änderungen an bestehenden Daten vornehmen oder neue Dokumente wie Schriftstücke und Mails erstellen. Diese werden bei der Rückkehr ins Büro automatisiert zum Netzwerk-Server bzw. an den Mail-Server übertragen.  

Revisionssichere E-Mail-Archivierung

Bereits bestehende Funktionalitäten zum E-Mail Management wurden um das neue Modul 'Mail Archiv' ergänzt. Dieses bietet eine revisionssichere Archivierung von E-Mails nach den neuesten Gesetztesstandards beispielsweise im Rahmen der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen. Es können sowohl anwender- als auch systemgetriebene Verfahren angewandt werden. Die Archivierung beinhaltet die Rohdaten (EML), Verbindungsdaten, Nachrichteninhalte sowie die Anlagen. Parallel dazu umfasst die Indizierung der archivierten Mail nicht nur Attribute wie Sendedatum, Empfänger und Absender, sondern auch den kompletten Nachrichtentext. So kann später komfortabel im Mail-Archiv gesucht werden.

Neue Fachverfahren

KommunalPLUS Grundstücksverwaltung

Mit 'KommunalPLUS Grundstücksverwaltung' ist es ein leichtes für die öffentliche Verwaltung, alle Informationen über ein Grundstück auf einen Blick zu erhalten. Alle anfallenden Schriftstücke im Zusammenhang mit dem Grundstücksverkehr wie auch Verfahrensakten aus Steuer-, Naturschutz- oder Bauverwaltung werden damit zugeordnet. Auch eine Verbindung zu einem Geographischen Informationssystem (GIS) ist selbstverständlich möglich.

KommunalPLUS Genehmigung

Mit 'KommunalPLUS Genehmigung' können Behörden jetzt erstmals alle Genehmigungs- und Antragsverfahren unter einer einheitlichen Oberfläche verwalten. Unnötiger Schulungsaufwand wird ebenso vermieden wie die lästige Mehrfachpflege von Datenbeständen. Neben der Erfassung der wichtigsten Antragsdaten bietet 'KommunalPLUS Genehmigung' die Prüfung der Unterlagen und Kriterien. Eventuell werden externe oder interne Stellen vor der Entscheidung beteiligt und später die Einhaltung der Auflagen überwacht.

KommunalPLUS Fallmanagement

Das neue Fachverfahren 'KommunalPLUS Fallmanagement' setzt die Vorteile des 'KommunalPLUS Zuständigkeitsfinders' konsequent fort. Öffentliche Verwaltungen setzen den 'Zuständigkeitsfinder' ein, um die Informationen im Rahmen der Europäischen Dienstleistungsrichtlinie (EU-DLRL) zu erfassen, zu pflegen und regelmäßig mit den Landesportalen zu synchronisieren. Einen Schritt weiter in Richtung eBürgerservices geht das Modul 'Fallmanagement'. Eingehende Anträge beispielsweise hinsichtlich einer Gewerbeanmeldung können strukturiert erfasst und bearbeitet werden. Darin eingeschlossen ist die Suche nach der 'Zuständigen Stelle' sowie eine Erinnerungs- und Mahnfunktion zur gezielten Ergebniskontrolle.

KommunalPLUS Ratsinformation

Die KommunalPLUS Ratsinformation ist ein Ergänzungsmodul von 'KommunalPLUS Sitzung' und dient zur Bereitstellung von Informationen und Schriftstücken im Internet. Bei der Bereitstellung der Daten im Internet haben die Behörden die Möglichkeit zu wählen, ob die Information der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden soll oder in einem geschützten Zugangsbereich steht, in den sich nur bestimmte Personen mittels Benutzername und Passwort einloggen können. Die Darstellung im Internet kann in eine bereits bestehende CMS-Technik eingebunden werden.

Neue Schnittstellen

SAP-Integration

Die SAP-Integration erfolgt auf Basis des SAP-zertifizierten KGS SAPALink Framework. Nutzer können somit alle SAP-Belege automatisiert in REGISAFE ablegen, die Belege aus SAP und REGISAFE heraus aufrufen sowie ausgewertete Meta-Daten aus SAP für eine strukturierte Ablage in die DMS-Software übernehmen.  

Schnittstelle zu NAS-WORM-Systemen

Hierbei handelt es sich um eine Schnittstelle, die NAS-WORM-Systeme unterstützt bei der Speicherung von Dokument-Dateien. Es erfolgt eine Übergabe von Attributen und Aufbewahrungsfrist-Angaben zu den Dokument-Dateien.